Administrar un curso puede involucrar nombres, contactos, antecedentes de participación y comprobantes. Esa información debe utilizarse únicamente para fines legítimos de la comunidad y quedar disponible solo para quienes realmente la necesitan.
Recopila solamente lo necesario
Antes de solicitar un dato, define para qué se utilizará y durante cuánto tiempo será necesario. No recopiles información “por si acaso” ni reutilices listas para propósitos distintos sin una base clara.
Explica quién administrará la información y cómo puede una persona pedir una corrección. Los datos de estudiantes requieren especial cuidado.
Asigna accesos por función
No todas las personas de la directiva necesitan ver lo mismo. Tesorería puede requerir pagos; secretaría, actas; y administración, configuración general. Otorga el acceso mínimo necesario.
Retira accesos cuando una persona cambia de rol o deja el curso. No compartas contraseñas ni utilices una cuenta común entre varias personas.
Evita la exposición innecesaria
No publiques teléfonos, correos, comprobantes o listas financieras en enlaces abiertos. Revisa destinatarios antes de enviar archivos y evita adjuntos que contengan más información de la necesaria.
Para reportes comunitarios utiliza totales o datos agregados. Los respaldos individuales deben permanecer en espacios protegidos.
Conserva y elimina con criterio
Define qué información forma parte del historial legítimo del curso y qué datos deben eliminarse cuando dejan de ser necesarios. Antes de borrar, considera obligaciones de rendición y continuidad.
Si ocurre un acceso indebido, registra lo sucedido, limita el acceso, cambia credenciales comprometidas y comunica el incidente a quienes corresponda.
Antes de dar este proceso por terminado
Finalidad definida para cada dato.
Acceso limitado según la función.
Cuentas individuales y contraseñas privadas.
Reportes públicos sin datos sensibles.
Revisión de accesos al cambiar la directiva.
Canal para corregir o consultar información.
Nota editorial Esta guía entrega recomendaciones generales para la organización comunitaria. Debe adaptarse a los acuerdos del curso, las reglas del establecimiento y la normativa aplicable.